1-2-1 - Samtalstyper och nya accessnivåer

De senaste veckorna har vi gjort några efterlängtade uppdateringarna av 1-2-1. Fokus har legat på att ge större flexibilitet kring vem som initierar samtal, vem som deltar och vem som har tillgång till vad.

Den största nyheten är samtalstyper. Nu kan ni kategorisera era 1-2-1-samtal i olika typer som ni själva definierar – till exempel lönesamtal, årligt utvecklingssamtal, exitsamtal eller rehabsamtal.

Samtalstypen styr sedan accessnivån (som tidigare legat under roller och rättigheter), vilket innebär att ni kan styra exakt vem som ska ha tillgång till vilken samtalstyp. Lönesamtal kanske ska hanteras av närmaste chef, rehabsamtal av HR och spontana check-ins av medarbetaren själv.

Uppgifter och genomförande

• Förberedande frågor kan sparas som utkast, vilket gör att uppgiften ligger kvar på dashboarden tills den är klar. Svar sparas automatiskt var tionde sekund, så ingen information går förlorad.
• När alla förberedande frågor är inskickade uppdateras samtalets status till förberedande frågor är besvarade och uppgiften försvinner från dashboarden.
• Medarbetare kan själv initiera och hålla medarbetarsamtal genom att ge medarbetare accessnivån Hantera på valda samtalstyper.
• Ni kan nu slutföra samtalet utan att begära ett godkännande av samtalet.

Notifieringar i Teams och Slack

Uppgifter skickas nu via Teams- och Slack-bottar till både medarbetare och kollega – bland annat påminnelser om att svara på förberedande frågor och möjlighet att godkänna samtal direkt från botten.

Översikt och filtrering

• I 1-2-1-listan i HR-hubben går det att filtrera på samtalstyp, vilket gör det enkelt att till exempel se hur många som genomfört det årliga utvecklingssamtalet.
• Uppgifter gällande att besvara förberedande frågor och godkänna samtal visas i listan för uppgifter i HU-hubben.

Släpps snart! Administratörer kommer att bli notifierade via mail.

🚨 HSE avvikelser - rapportera och hantera

Ny funktionalitet på plats! Medarbetare kan rapportera HSE-avvikelser, vilket ger er det ni behöver för att hantera och följa upp avvikelser. All dokumentation samlas på ett ställe, vilket gör det enkelt för de som rapporterar att följa och se om åtgärder vidtas. Varje avvikelse är en chans att lära och skapa en säkrare arbetsplats.

Rapporteringen sköts via mobilappen och hanteringen i desktop. Så här funkar det:

Rapportera avvikelser från mobilen

Medarbetare kan nu rapportera avvikelser enkelt via mobilappen. De väljer en kategori, beskriver vad som hänt, anger datum och kan bifoga ett foto – antingen taget direkt via appen eller från bildbiblioteket. För att uppmuntra öppen rapportering finns det även ett alternativ att rapportera anonymt, vilket innebär att hanterare inte ser vem som skickat in ärendet.

Full kontroll för hanterare

När en avvikelse är inrapporterad får ansvariga alla verktyg som behövs för att arbeta strukturerat:

• Ställ in e-postnotifieringar per kategori, så att rätt person/personer alltid får reda på när en avvikelse inom deras ansvarsområde rapporteras in.
• Välj hanterare – Tydliggör vem som äger ärendet och förhindrar att ansvaret faller mellan stolarna.
• Sätt en deadline – Hjälper teamet att prioritera och hålla koll på hur lång tid ett ärende bör ta att lösa.
• Dokumentation – Dokumentera åtgärder och uppföljning löpande under ärendets gång.
• Stäng ärendet – När avvikelsen är åtgärdad stängs den med en avslutande kommentar som skickas tillbaka till den som rapporterade.

Medarbetaren hålls uppdaterad

Den som rapporterat en avvikelse får ett uppdateringskort i appen som visar ärendets status i realtid:

• Rapporterad – Avvikelsen är mottagen.
• Hanteras – En hanterare har tilldelats ärendet.
• Stängd – Ärendet är avslutat, och hanterarens kommentar visas. Kortet ligger kvar i 30 dagar.

Behörigheter och inställningar

Funktionen aktiveras i inställningarna som ligger under Incidenter i huvudmenyn, och behörigheter ges via roller och rättigheter till medlemmar i chefsrollen, företagsroller och administratörer.

Visselblåsning har fått ett nytt hem

Visselblåsning-rapporter hittas nu under den nya fliken Incidenter i menyn – ett samlat ställe för alla typer av incidentrapportering.

Lönetransparensdirektivet

Nya lagkrav kan kännas överväldigande och vi vill finnas vid er sida hela vägen. Målet är att ni ska känna er trygga och redo när det är dags – med allt ni behöver inbyggt i Hailey. Här är några av de senaste uppdateringarna som hjälper er på vägen:

Lön kommunicerad i rekrytering

Lönetransparensdirektivet kräver att kandidater får information om ingångslön eller lönespann i god tid innan en löneförhandling. När du startar en rekrytering kan du välja lönespann eller ingångslön för rekryteringen. Vi har gjort det enkelt att kommunicera detta – och dokumentera när och hur det skett.

Det finns tre sätt att kommunicera lön till kandidater:

• I jobbannonsen – Välj att visa ingångslön eller lönespann för rollen direkt i annonsen för att sätta tydliga förväntningar från start. När lönen kommuniceras via annonsen loggas det automatiskt i kandidatens tidslinje i ansökningsvyn.
• Via chatten – Skicka löneinformation direkt till en eller flera kandidater via meddelanden. Nya styrkoder för löneinformation finns tillgängliga i meddelandemallarna. Meddelandet sparas i ansökningsvyn för tydlig dokumentation.
• Via anteckningar – Om lönen kommunicerats muntligt, till exempel per telefon, går det att dokumentera det i anteckningsfältet på kandidaten i ansökningsvyn.

Förmåner

Lönetransparensdirektivet kräver att förmåner inkluderas i den totala lönebilden. För att möta det kravet kan du hantera förmåner på ett strukturerat och transparent sätt och samla den totala ersättningen i plattformen. Ett nästa steg blir att förmåner ingår som underlag i lönekartläggningen och lönerapporteringen.

Administrera förmåner under inställningar Administratörer kan nu skapa, uppdatera och ta bort förmåner under inställningar. Varje förmån konfigureras med namn, beskrivning, frekvens (månads- eller årsvärde) samt scope. För att säkerställa dataintegritet går det inte att ta bort en förmån som är tilldelad en medarbetare.

Tilldela förmåner till medarbetare Användare med rättigheten ändra förmåner kan nu tilldela förmåner till enskilda medarbetare via hanteraknappen, utifrån de förmånstyper som admin har konfigurerat under inställningar. Ingen godkännandeprocess krävs.

Importera förmåner Admin kan importera förmåner samtidigt till alla medarbetare.

Förmånsrapport Ny rapport! Välj ett datum för att lista alla aktiva förmåner vid den tidpunkten – inklusive belopp och hur länge det aktuella beloppet har varit giltigt. Notera att datumen avser giltighetsperioden för det specifika beloppet, inte förmånens totala löptid.

Rapporten går likt som andra rapporter att dela med utvalda användare.

Ny flik för kompensation i inställningar I samband med förmånsuppdateringarna har vi skapat en ny flik under inställningar - Kompensation. Här samlas nu både förmåner och lönetyper.

Pulsmätningar - ge utökad access och dela med chefer

Vi har gjort pulsmätningar kraftfullare med bättre kontroll över vilka som ingår i utskick och möjlighet att dela resultat direkt med chefer.

Mer träffsäkra utskick

Vid skapande och uppdatering av en pulsmätning går det nu att:

• Filtrera på anställningstyp – Exkludera exempelvis konsulter och praktikanter för att säkerställa att rätt målgrupp får pulsmätningen.
• Exkludera medarbetare på långtidsfrånvaro – Undvik att skicka enkäter till medarbetare som inte är i tjänst.

Dela pulsmätningar med chefer

Det kanske viktigaste tillskottet: resultaten kan nu delas direkt med chefer. Det innebär att chefer får en vy över sitt teams pulsmätningar på dashboarden – utan att behöva invänta rapporter från HR. Det gör det möjligt för chefer att agera snabbare på signaler från teamet

För att säkerställa statistisk relevans krävs att chefen har minst fem direktrapporterande medarbetare för att resultaten ska visas på dashboarden.

Rättighet att hantera alla pulsmätningar

En ny rättighet har lagts till i företagsroller. Användare med den rättigheten får full tillgång till allt under Pulsmätningar.

Dela frånvaroinsikter

Med frånvaroanalys blir det enklare att upptäcka mönster och dela viktiga insikter med chefer och beslutsfattare – utan att känslig data någonsin behöver lämna plattformen.

Vårt analysverktyg är både välanvänt och uppskattat. Men i samtal med kunder har vi identifierat två återkommande utmaningar:

• Det är svårt att se mönster i frånvarodata.
• Det är svårt att dela insikter internt i organisationen.

Nu kan du sätta upp din analysdashboard med fem nya mätvärden:

Andel medarbetare med frånvaro
Hur stor procentandel av alla medarbetare som haft frånvaro under en vald period.

Antal medarbetare med frånvaro
Det faktiska antalet medarbetare som haft frånvaro under perioden – ett enkelt men kraftfullt nyckeltal.

Genomsnittligt antal frånvarotimmar per medarbetare
Totalt antal frånvarotimmar under perioden, delat med totalt antal medarbetare. Ger en rättvis bild av frånvaronivån oavsett hur stort teamet är.

Frånvaro per chef
En samlad tabell som kombinerar tre mätvärden i en vy, sorterat per chef. Gör det enkelt att se vilken chefs medarbetargrupp som står för mest frånvaro och var insatserna kan behövas.

Andel arbetstid med frånvaro
Hur stor del av företagets totala förväntade arbetstid som går till frånvaro. Ett viktigt mätvärde för att förstå frånvarons faktiska påverkan på verksamheten.

Rättigheter för att initiera anställning

Vi har utökat och förfinat behörighetsstyrningen kring anställningsprocessen. Tidigare fanns det två rättigheter, nu finns det fyra, vilket ger betydligt större flexibilitet kring vem som får initiera vilken typ av anställning. Ett exempel är att chefer bara ska kunna initiera anställningar med en medarbetarmall.

• Initiera anställning – starta en vanlig anställning utan mall.
• Initiera anställning med mall – starta en vanlig anställning med medarbetarmall.
• Initiera behovsanställning – starta en behovsanställning utan mall.
• Initiera behovsanställning med mall – starta en behovsanställning med medarbetarmall.

Mobiluppdateringar

Även mobilappen har fått sin lilla skörd av uppdateringar!

Culture Corner på startsidan Culture Corner finns nu direkt på startsidan – missa aldrig en födelsedag, årsdag eller en ny kollegas första dag.

Årligt rörligt tillägg under Kompensation Årligt rörligt tillägg visas nu även på medarbetarprofilen under Kompensation.

Uppdaterade rättigheter De uppdelade rättigheterna för visa anställning och visa behovsanställning fungerar nu i mobilappen på samma sätt som i webbappen.

HSE-rapportering Rapportering av HSE-avvikelser finns nu i appen.

Anställningsnummersekvenser

Det går nu att skapa flera sekvenser av anställningsnummer – en efterlängtad funktion för företag med flera legala enheter som behöver hålla isär numreringen.

Vad är en sekvens?

En sekvens består av ett namn, ett prefix och ett startnummer. Ni kan skapa, redigera och ta bort sekvenser efter behov. Vi rekommenderar att namnge varje sekvens efter den legala enhet den tillhör, för att hålla ordning.

Observera: Företag som inte har behov av flera sekvenser bör inte lägga till fler. Flera sekvenser kan annars resultera i dubbletter av anställningsnummer, vilket direkt påverkar exempelvis integrationer.

Vad händer med befintliga konton?

Alla konton migreras automatiskt och får en standardsekvens som heter Anställningsnummer. För de allra flesta förändras ingenting – ni märker inte av uppdateringen om ni bara har en sekvens.

För konton som vill lägga till flera sekvenser tillkommer ett enkelt val i de vanligaste flödena:

• Uppdatera anställningsnummer – Välj vilken sekvens numret ska tillhöra. Numret måste vara unikt inom den valda sekvensen.
• Generera anställningsnummer – Välj sekvens via medarbetarlistan eller på medarbetarkortet.
• Importera medarbetare – Importmallen innehåller nu en extra kolumn där sekvenstillhörigheten anges (namnet).

Övrigt

Företagsmål kopplat till legal enhet Det går nu att koppla ett företagsmål till en legal enhet.

Förbättrat felmeddelande vid kontraktsutskick Om ett kontraktsutskick från medarbetarlistan misslyckas skickas ett mail – som nu även listar vilka medarbetare kontraktet inte kunde skickas till.

Lönerevisionen – förenklad vy Sidomenyn är borttagen i alla lönerevisions-vyer för att minska risken att användaren lämnar vyn med osparade ändringar.

Påminnelser för direktuppgifter Det går nu att ställa in påminnelser för direktuppgifter direkt i uppgiftslistan.

Tillgänglighet Vi fortsätter anpassa plattformen enligt WCAG 2.2-standarden. Senaste tillskottet är en ny design för kontomenyn som gör det enkelt att tabba sig igenom alla alternativ.

Tekniska uppdateringar

Inputbegränsningar

Vi har gjort ett antal förbättringar kring hur data hanteras och valideras i Hailey, mestadels tekniska förbättringar, men med tydliga fördelar för datakvalitet och säkerhet.

• Storleksbegränsning – Alla inputfält begränsas till maximalt 10 MB, en generös gräns som i praktiken inte bör märkas av någon.
• Automatisk rensning av mellanslag – Ledande och avslutande mellanslag rensas bort automatiskt, vilket löser ett vanligt problem vid exempelvis importer. Gäller ännu inte fält i Feedback och Survey.
• Teckenkontroll – Vi har definierat vilka tecken som är tillåtna i Hailey av säkerhetsskäl. Rullas initialt ut enbart på företagssidan innan vi breddar till resten av plattformen.

Haileys öppna API

GET Job Ad – utökad data Endpointen returnerar nu publiceringsstartdatum och publiceringssluddatum, så att mottagande system kan spegla samma publiceringsdatum. Endpointen returnerar även arbetsplats och avdelning automatiskt.

GET Competences Ny endpoint i Open API för att hämta alla kompetenser kopplade till ett företag.