Frånvarosaldon

Månadsvis påfyllning av frånvarosaldon

Nu kan ni styra hur frånvarosaldot fylls på utifrån era egna eller lokala regler, istället för att alla måste följa samma upplägg. När ni konfigurerar ett saldo väljer ni hur det ska fyllas på. Valet styr vilka andra inställningar som blir tillgängliga.

• Årligen (som tidigare) har fått ett nytt namn och en ny inställning: Använd sparade dagar först. Med den väljer ni om sparade dagar eller nyligen påfyllda dagar ska dras först när en medarbetare tar ledigt. I Sverige dras till exempel de senast påfyllda dagarna först, medan sparade dagar dras först i Finland.
• Månadsvis (ny) har samma inställningar som Årligen, och dessutom: Periodens startdatum: det intervall som saldot fylls på inom. Påfyllningsdag: den dag i månaden då nya dagar läggs till. Sista datum för att spara dagar: det datum då kvarvarande dagar kontrolleras. Dagar över gränsen för sparade dagar dras bort.
• Manuellt betyder att saldot inte fylls på automatiskt, utan bara via import eller manuell justering per medarbetare.

Se framtida saldo för bättre planering

I Danmark tjänas semester in varje månad, och fylls även på månadsvis. Men semester planeras ofta långt i förväg. Nu kan du därför se hur saldot påverkas när du väljer datum framåt i tiden, så att du vet hur många dagar du har när ledigheten börjar.

Frånvarosaldorapporten har fått nya kolumnnamn och en ny kolumn, Påfyllnadsfrekvens, som gör det lättare att följa danska semesterregler.

Nya frånvarosaldon i mobilappen

Mobilappen har fått samma uppdatering: ny design när du ansöker om och godkänner ledighet, månadsvisa saldon och en tydligare historik när du klickar på ett saldo.

Startsidan

Startsidan är din samlade överblick, både på datorn och i mobilen. Vi har förbättrat flera delar:

• Nyheter: Ny design och högst två nyheter åt gången, så att startsidan inte blir överfull. Du kan fortfarande expandera vyn och visa alla tidigare nyheter.
• Kulturhörnan: Visar nu dagens datum plus de två nästa datumen med händelser, till exempel en ny kollega på fredag och en födelsedag på lördag.
• Ledighet på startsidan: Med den nya rättigheten Visa ledighet på startsidan kan du se all ledighet i hela organisationen, inte bara i ditt team eller din avdelning.

Roller och rättigheter

• Import per typ: Varje import har en egen rättighet i anpassade roller, så att ni kan ge tillgång till precis de importer som behövs. För att importera egna fält av typen enkel- eller flerval krävs också rättigheten visa och redigera för den sektion som fältet tillhör.
• Kontrakterade perioder: Två nya rättigheter: Lägg till behovsanställningar och Lägg till kontrakterade perioder för behovsanställningar du ansvarar för. Användare kan nu alltså lägga till kontrakterade perioder utan att kunna lägga till behovsanställningar.
• Återaktivera medarbetare: En ny rättighet för att återaktivera medarbetare som har slutat. Den kräver också rätt att se medarbetarens anställning. Tidigare kunde chefer återaktivera via rättigheten att initiera anställning och därmed gå förbi återanställningsflödet.
• Lås och lås upp konto: Rättigheten Lås konto heter nu Lås och lås upp konto. Den som redan har rättigheten att låsa konton kan nu också låsa upp konton.
• Kontoaktivitet: En ny rättighet styr vem som ser kontostatus och senaste inloggning, både i profilen och i medarbetarlistan (kolumn och filter).
• Licensöversikt: Tidigare kunde bara admin se licensöversikten. Nu kan ni ge rättigheten till andra, till exempel ekonomiansvariga.
• Automatisk rollpopulering: Två nya villkor för vilka som automatiskt läggs till i en roll: icke-primär anställning och chef i tillfällig anställning.

Åtgärd krävs ⚠️

Import: Den gamla rättigheten Importera medarbetardata kommer att ersättas med rättighet att bara kunna importera medarbetare. Tilldela de nya importrättigheterna till alla som ska kunna importera övrig data. Admin kan fortfarande importera allt.

Kontrakterade perioder: Rättigheten att lägga till behovsanställningar gäller nu bara behovsanställningar. Den som också ska kunna lägga till kontrakterade perioder behöver även den nya, separata rättigheten.

Organisationsträd

Hailey har fått ett helt nytt organisationsträd med ny design! Du hittar det via en knapp i medarbetarlistan:

• Sök efter medarbetare
• Fäll ut trädet till en viss nivå direkt
• Visa en del av organisationen fristående
• Anpassa trädet till skärmen med en knapp
• Tillgänglighetsanpassat

Den gamla fliken Organisation i Företagshörnan finns kvar ett tag till, med en hänvisning till det nya organisationsträdet.

Medarbetarmallar

Med medarbetarmallar sätter HR ramarna och bestämmer vilka val som finns tillgängliga vid anställning. Chefen som använder mallen kan sedan sköta processen själv, utan risk för fel. Det passar organisationer med många kontor eller där ansvaret ligger på rekryterande chefer. HR sparar tid, felen blir färre och cheferna slipper vänta på hjälp. Det var dags att fördjupa den här funktionaliteten med ett gäng nya uppdateringar:

Använd mallar i fler flöden

Medarbetarmallar fungerar nu när du:

• initierar en nyanställning
• återanställer en medarbetare
• lägger till en anställning

Nya inställningar i mallen

• Obligatoriska fält: Fält kan göras obligatoriska, så att användaren måste fylla i dem.
• Inget värde: Villkors- och organisationsfält kan döljas helt för användaren.
• Omfattning (h) till omfattning (%): Användaren fyller i timmar och procenten räknas ut automatiskt.
• Egna anpassade anställningsfält: Kan nu läggas till i mallen och göras obligatoriska. Text- och Ja/Nej-fält kan också få ett fast värde.
• Kräv signering: Mallen kan kräva att användaren väljer ett avtal.
• Praktikant/konsult: Villkorsfälten döljs nu, precis som i resten av Hailey.

Bra att veta: Era befintliga mallar fungerar som tidigare, med undantag för egna anställningsfält. De visas inte i guiden förrän ni har lagt till dem i medarbetarmallen, om de inte redan finns med i avtalsmallen. Lägg därför till de fält ni behöver i era mallar så snart som möjligt.

Om avtalet kräver ett fält som är valfritt eller dolt i mallen måste användaren ändå fylla i det. Egna anställningsfält som inte gäller medarbetaren visas i guiden, men de sparas inte på medarbetaren.

Mobilappen

• Håll medarbetarsamtal direkt i appen: Med rätt behörighet kan du starta ett medarbetarsamtal under fliken Samtal på en medarbetare. Precis som på datorn kan du göra det med eller utan mall. Att skicka ut förberedande frågor och möjligheten att redigera samtal kommer vid en senare uppdatering.
• Lägg till ny lön: Det går nu att göra direkt i appen, på samma sätt som i webbappen.
• Snyggare formatering: Rubriker, fetstil, kursiv, understrykning och radbrytningar visas nu korrekt i chefsanteckningar, nyheter, Företagshörnan, mål, 360-utvärderingar, medarbetarsamtal och uppgifter i arbetsflöden.
• Nya färger: Vi har uppdaterat alla färger i Hailey, både i webben och i mobilappen. Er egen varumärkesfärg är förstås oförändrad. Störst skillnad märks i tid och frånvarokalendern, taggar, uppgifter och guidesteg.

Rekrytering

Förhandsgranska dokument direkt i ansökan

Ansökningsvyn har fått ny design, och du kan nu öppna dokument direkt i Hailey istället för i en ny flik, t.ex. CV eller intyg. Det gör det snabbare att gå igenom kandidater. Det gäller både dokument från jobbannonser och dokument i ansökningar du lagt till manuellt.

Publicera jobbannonser på Finn.no

Har ni verksamhet i Norge? Nu kan ni publicera och avpublicera jobbannonser på Finn.no direkt från Hailey.

Företagshörnan

Gör om dokument till artiklar med Peep

Ladda upp en PDF eller ett Word-dokument så skriver Peep om det till en artikel. Det gör det enkelt att göra om policyer och andra dokument till artiklar, och medarbetarna kan sedan ställa frågor om innehållet till Peep i mobilappen. Funktionen kräver att AI är aktiverat för Företagshörnan, och den fungerar när du skapar en ny artikel. Formateringen blir inte alltid exakt som i originalet, men skapar snabbt ett utkast att jobba vidare med.

Bra att veta! Inom kort byter Företagshörnan både namn och look! I nya versionen, Handböcker, följer AI-funktionaliteten med.

Bilden visar den nya versionen av Företagshörnan - Handböcker, som lanseras snart!

Skicka dokument för signering

Att skicka ett dokument för signering från medarbetarprofilen görs nu i en guide som leder dig steg för steg.

• Lättare att hitta rätt mall: Mallarna är märkta Avtalsmall eller Dokument.
• Signera behovsanställningar: Du kan nu välja en behovsanställning och skicka avtal med information om den. Det passar organisationer som vill signera behovsanställningen istället för den kontrakterade perioden. Tillgängliga fält är organisation, anpassade anställningsfält och start- och slutdatum. Variabler för kontrakterade perioder fylls inte i här.