Smidig digitalisering och stärkt chefsstöd med Hailey
Klättercentret har växt till att bli Sveriges största och mest framstående aktör inom inomhusklättring. Från att ha varit ett mindre antal anläggningar har de nu expanderat till en rikstäckande verksamhet med drygt 400 medarbetare spridda över Stockholm, Göteborg, Uppsala, Malmö, Helsingborg och Västerås. Med den snabba tillväxten insåg HR-teamet att de manuella processerna och de olika systemen som användes behövde digitaliseras och effektiviseras.
Med fem bolag och ett ständigt expanderande team ställdes nya krav på en smidig och säker hantering av medarbetardata. HR-teamet, som tidigare hanterade flera separata system, stod inför en administrativ utmaning.
"Vi har över 400 medarbetare, många av dem är deltidsanställda som jobbar extra hos oss. Hanteringen av data och säkerhetskraven blev alltmer komplex, särskilt med tanke på GDPR. Att följa GDPR-regler med våra tidigare verktyg var svårt att upprätthålla" berättar Marcus Calemark, HR-generalist på Klättercentret.
Från manuell hantering till digital kontroll
Hailey har hjälpt dem att på ett effektivt sätt digitalisera HR- och persondata, från anställningsavtal och tidsbegränsade kontrakt till provanställningar och uppföljningar.
En av de mest uppskattade funktionerna är de automatiska påminnelserna och arbetsflödena som säkerställer att viktiga tidsfrister aldrig missas:
"Vi får påminnelser om när provanställningar och tidsbegränsade anställningar håller på att löpa ut. Det är en enorm trygghet att inget glöms bort och att vi alltid är i linje med regelverken, särskilt då vi är många deltidsanställda," berättar Marcus.
En sömlös koppling mellan HR och chefer
Med Hailey har Klättercentret även skapat nya möjligheter för chefer att själva hantera och följa upp sina team direkt i systemet.
"Tidigare satt vi på HR med all information och delade den relevanta biten med cheferna manuellt. Nu har de själva tillgång till den information de behöver för sina team, direkt i plattformen. Vi behöver inte maila fram och tillbaka och har även kontroll över vilken information cheferna ska ha tillgång till," berättar Marcus.
Klättercentret har också haft stor nytta av Haileys rekryteringsmodul. Tidigare hanterade de rekryteringar via Google-formulär och två separata system, men nu sker allt i Hailey:
"Att flytta en medarbetare direkt från rekrytering till anställningsflödet är betydligt smidigare nu då det sker i samma plattform. Även cheferna tycker att det är enkelt, och jag kan snabbt stötta dem i att sätta upp skräddarsydda rekryteringsprocesser med olika steg."
Ett annat område där Hailey har gjort skillnad är i lönerevisionen. Tidigare var det många delade dokument, men med Hailey upplever cheferna att processen blivit både enklare och mer transparent.
"Vi har fått väldigt fin respons, även från de chefer som inte är så tekniska. De tycker att det är väldigt enkelt och snyggt," säger Marcus.
Trygghet inför framtida direktiv
Framöver ser Klättercentret många fördelar med att använda Haileys analys- och rapporteringsfunktioner för att följa upp verksamheten och säkerställa att de efterlever nya regelverk, som lönetransparensdirektivet.
"Med Hailey kommer vi kunna ta fram statistik och rapporter som stöd för att följa det nya direktivet och säkerställa att vi uppfyller alla krav," avslutar Marcus.