För fyra år sedan satt HR-chefen Hanna Fjällström i två dagar och jagade adresser i ett Excelark. I dag sköter hon HR för tre länder, på deltid, och senaste pulsmätningen landade på nio av tio.
Codemill får ut mer av Hailey för varje år
Innan Codemill började använda Hailey år 2022 fanns inget HR-system på bolaget. En av Hannas första uppgifter på bolaget var att skicka påskägg till alla medarbetare under pandemin, men först behövde hon kolla så att alla hemadresser stämde. Det tog två dagar.
"I dag känns det helt absurt att inte bara kunna dra ut en lista på grundläggande medarbetardata. Det är ofta sådana små enkla saker, som att ha allt samlat, som sparar enormt med tid."
I början handlade det mest om att samla masterdatan på ett ställe, vilket passade bra eftersom Hailey då hade ganska begränsad funktionalitet. Sedan dess har plattformen utvecklats i rasande fart och Codemill har hängt med. HR-systemet i dag betyder något helt annat än för fyra år sedan.
"Jag skulle säga att vi använder typ allt. Varje gång det släpps något nytt läser jag på och implementerar det direkt om det är relevant för Codemill. Det enda vi inte gör är tidrapportering, och det har en anledning."
Och även tidrapporteringen, som de kört kvar i ett annat system, har de hittat ett sätt att dra nytta av Hailey kring: semester och frånvaro ansöks om och godkänns där.
"I vårt tidsystem får chefen ingen notis om att godkänna en frånvaro, bara själva tiden. Även det gapet har Hailey täckt, så cheferna har fått mycket bättre koll på medarbetarnas frånvaro."
Bekymmersfri lönerevision med arbetsflöden
Det som verkligen förändrat Hannas vardag är arbetsflödena, Haileys funktion för att bygga egna, skräddarsydda flöden. De ligger i bakgrunden och snurrar, och det som tidigare krävde en knuff från HR sker numera av sig självt.
Men alla flöden är inte byggda på egen hand. Lönerevisionen, ett eget dedikerat flöde i Hailey, är det tydligaste exemplet. Tidigare levde den i parallella Excelark som kopierades fram och tillbaka.
"Tidigare var det alltid lite ångestladdat med lönerevisionen. Nu guidar Hailey en genom hela processen, så att man hela tiden ser vilket steg man är på och var man ska trycka. Jag har sluppit otroligt mycket huvudbry."
Runt lönerevisionen har Hanna byggt egna, skräddarsydda arbetsflöden som påminner och förbereder alla på vad som behöver göras före och efter, till exempel när cheferna ska boka in lönesamtal eller medarbetarna förbereda sig inför sina egna. Tillsammans blir det en sömlös process hela vägen.
Samma princip löste till slut adressjakten: i dag sköts uppdateringen av ett flöde som med en knapptryckning ber alla medarbetare att gå in och fylla i sina egna uppgifter.
Lärdomen som frigör HR: ge cheferna ägandeskapet
När Hanna blev HR-chef hade hon en anställd i sitt team. I dag är hon ensam på HR och jobbar bara deltid med det och hennes roll har utvecklats till Head of Brand and People.
Det låter som en omöjlig ekvation: mindre tid, fler ansvarsområden. Men logiken går ihop.
"Jag hade inte klarat det dagliga utan Hailey. Då hade jag inte kunnat bredda mitt ansvarsområde på det sätt jag har gjort idag."
En stor del av effektiviseringen är att ägandeskapet flyttat ut till cheferna, som får automatiska påminnelser och själva håller koll på medarbetarsamtal, uppföljningar och provanställningar, utan att HR behöver knuffa igång varje steg.
"Det är skillnad på att släcka bränder som HR och att kunna jobba proaktivt och strategiskt. Att mycket sköts automatiskt är det som ger mig utrymmet att faktiskt göra det."
De förutsättningarna har gett Hanna möjlighet att komma närmare själva affären. Som Head of Brand and People lägger hon en stor del av sin tid på marknadsföring, mitt i verksamheten och nära kollegorna i deras vardag. Hon möter dem inte bara i HR-ärenden, hon jobbar sida vid sida med dem, vilket gör henne lika mycket en kollega som en HR-funktion.
"Som HR-person vill jag jobba med människorna, hellre än att sitta och knappa i ett system. Nu snurrar det dagliga på relativt automatiserat, men när någon verkligen behöver hjälp kan jag ta mig den tiden."
Tre länder, en gemenskap
Codemill är ett mindre bolag, men sitter i tre olika länder. Utöver den svenska verksamheten finns en amerikansk och en brittisk entitet, med medarbetare nära kunderna i USA och Storbritannien. Den verkliga utmaningen är inte att administrera tre länder, utan att få alla att känna att de jobbar på samma ställe.
"Det ska kännas precis likadant att jobba hos oss vare sig du sitter i Sverige, UK eller USA. Att alla möter samma processer i Hailey är en stor del av varför det funkar."
Det märks i något så konkret som lönerevisionen. Formellt behöver den inte göras i USA, men Codemill kör den ändå för sina amerikanska kollegor.
"Vi ser ingen anledning att några personer ska stå utanför bara för att de sitter i ett annat land. När alla finns i samma system blir det självklart att behandla dem lika."
Samtidigt finns skillnader som inte går att bortse från. Ett svenskt anställningsavtal lutar sig mot kollektivavtal och lag, medan ett amerikanskt måste specificera nästan allt i själva kontraktet. Poängen är att kunna ge alla samma upplevelse och ändå hantera det som måste skilja sig åt per land.
"I Hailey kan jag enkelt välja vad som bara ska gälla den svenska entiteten och vad som ska gälla alla. Den flexibiliteten gör att jag slipper välja mellan att hålla ihop processerna och samtidigt följa reglerna i varje land."
Vad ett mindre bolag faktiskt får ut av ett HR-system
Det är lätt att säga att ju större bolag desto större värde av en HR-plattform, men Hanna och Codemill visar motsatsen. Det är ofta i det mindre bolaget som varje sparad timme syns tydligast, där en enda person inte kan vara på tre ställen samtidigt, och där rätt system är skillnaden mellan att anställa en person till och att låta en person växa in i en helt ny roll.
"Det dagliga snurrar på, och jag får tiden över till det jag tycker är roligt och som gör den verkliga skillnaden."
Beviset att det funkar finns även i siffrorna. Codemill har gått all in på löpande pulsmätningar i stället för den klassiska årliga undersökningen, och resultatet talar för sig självt.
"Vi har legat stabilt på en åtta sedan vi började, och i senaste mätningen gick vi upp till en nia."
