Ett system att växa i och en leverantör som förstår HR.
Fellowmind är en europeisk ledare inom Microsoft Business Applications, Cloud Infrastructure, Data & Analytics, och Modern Work. De är verksamma i sex länder: Sverige, Nederländerna, Finland, Danmark, Tyskland och Polen, och har runt 40 kontor i dessa länder. De har cirka 2 000 begåvade teknik- och industriproffs som hjälper företag i Europa inom ett brett spektrum av industrier, inklusive tillverkning, energi och retail.
Vad var det som fick er att börja titta efter ett HR-system?
"I ett växande företag är det ofta viktigt att reflektera över vilket internt systemstöd vi har. Ibland är det inte lätt att få gehör för den frågan. Man sitter där med sitt Excel-ark, som jag tror att de flesta har gjort någon gång. Det börjar med några anställda och sedan blir det fler och fler rader och kolumner. Till slut inser man att det inte längre fungerar. Excel är verkligen inte det mest effektiva verktyget, och det missbrukas lätt.
Vi började därför undersöka HR-system för cirka 3-4 år sedan och hitta vad vi sökte efter för cirka 2 år sedan. Så sedan dess har vi varit kund hos Hailey. "
Hur använder ni Hailey?
"Man kan säga att det finns en röd tråd i hur vi använder Hailey - Låt oss börja med anställningsavtalen. Vi förväntas signera cirka 90-100 anställningsavtal i år, och all information relaterad till nya anställningar hanterar vi i Hailey. Det inkluderar allt från avtalsskrivning till olika arbetsflöden för att underlätta introduktionen av nya medarbetare. Dessutom hanterar vi hela medarbetarcykeln i systemet, vilket innebär att all information som rör en medarbetare, såsom avtal, sjukfrånvaro och utvecklingssamtal, finns tillgänglig. Vi arbetar kontinuerligt med detta under hela medarbetarens anställningstid."
Finns det något speciellt du uppskattar med Hailey?
"Jag har ett roligt exempel som jag brukar berätta. Första gången man går in på en medarbetares profil i Hailey och tittar på kompensationsfliken, d.v.s. lönen, är den suddad. Så du kan titta på känsliga data i en öppen miljö utan att lönen syns. När du klickar på det suddas det bort och du kan se lönen. Det är en liten detalj, men det visar att någon verkligen har tänkt till. Jag stöter på sådana finesser nästan varje vecka när jag använder Hailey. Det är som Spotify på det sättet att det ständigt uppdateras. Det tror jag är ett bra tillvägagångssätt. För användarna blir det spännande att veta att det alltid händer något nytt."
Vilka förändringar har du upplevt sedan ni valde Hailey?
"När jag började på Fellowmind 2008 var vi 20 anställda. Fram till cirka 100 anställda kunde jag mentalt hålla koll på var alla satt och vad de hette. Men när vi passerade 150 och 200 anställda var det omöjligt att ha koll på allt i huvudet eller med hjälp av Excel.
Säkerheten och GDPR är också viktiga aspekter som vi måste hålla koll på. Hailey hanterar detta automatiskt. Data rensas enligt våra inställningar, så vi behöver inte oroa oss för rensningen.
För mig handlar det mycket om att kunna göra analyser. Jag använder timeline för att gå tillbaka och titta på historiska data. Vi får ofta frågor om historik - till exempel hur könsfördelningen eller åldersfördelningen såg ut vid olika tidpunkter."
- Kristian Randel, Chief HR Officer på Fellowmind