Hur säkerställer du att HR-systemet faktiskt används?

Haileys interima VD Charlotta Lundström berättar hur du går tillväga för att se till att processer och rutiner efterlevs när du investerar i ett digitalt verktyg. 

“Har du ett system som chefer och medarbetare upplever underlättar deras vardag, kommer det att användas.”

Har du bestämt dig för att investera i ett digitalt verktyg för HR-avdelningen? Grattis! Satsningen kommer att underlätta för såväl medarbetare som ledning – givet att det faktiskt används som det ska. Men vad kan du göra för att säkerställa det? 

Sätt värde på användarupplevelsen

Att ta sig över den mentala tröskeln och börja använda ett nytt verktyg kan vara utmanande. Man drar sig för det och skjuter det på framtiden. Under tiden fortsätter man i gamla fotspår. 

“Ett system som krånglar eller känns svårt att sätta sig in i, skapar direkt en uppförsbacke för alla användare. Det underlättar om systemet har en tydlig fördel för användarna, som gör att det finns ett förtroendekapital att ta av när flytten till det nya systemet ska göras,” säger Charlotta. 

Med bakgrund som både anställd och chef inom ekonomi och IT har hon genomlidit sin beskärda del av krångliga appar, verktyg – och HR-processer. När hon själv tillträdde rollen som HR-chef för några år sedan, insåg hon var utmaningarna ligger. 

“Allt som HR-avdelningen efterfrågar måste ge något tillbaka till användarna. Om systemet känns jobbigt att använda blir det bara ytterligare en arbetsbörda i vardagen,” berättar hon.

Charlotta menar att ett digitalt verktyg för HR-avdelningen främst ska förenkla för chefer, men självklart även medarbetarna och HRs medarbetare.

“Det ska vara trevligt och härligt att gå in i systemet. Det måste vara intuitivt och se snyggt ut. Det påverkar mycket mer än man tror,” fortsätter hon. 

Första steget mot att säkerställa att ditt HR-system faktiskt används, så att dina processer och rutiner fungerar, handlar alltså om att värna om användarupplevelsen. Du måste välja ett verktyg som är smidigt, snyggt och tryggt att använda.

“Chefer har också ofta mycket annat att göra. Det har sällan tid att sitta och lära sig nya system. Därför måste ditt HR-verktyg vara automatiserat och användarvänligt så långt det går,” säger Charlotta. 

Efterfråga information i rätt tid, från rätt person

“Just in time” är ett annat begrepp att komma ihåg. Att samla in information som kan vara bra att ha i framtiden, och därmed stjäla värdefull tid från chefer och medarbetare, är en dålig idé. 

Se istället till att HR-verktyget underlättar hämtning av information.

Rent konkret betyder det att du behöver säkerställa att systemet du använder gör det enkelt att fördela uppgifter där de hör hemma. Exempelvis kan en kandidat som erbjuds ett jobb själv fylla i information som sedan används i ett anställningskontrakt. Det är säkert, effektivt och relevant. Sedan är det upp till dig att se till att informationen bara efterfrågas när behovet finns. 

“Det gäller att hålla en balans mellan vad HR-avdelningen tycker hade varit skönt att ha på plats, och vilken information som faktiskt behövs,” säger Charlotta.

Relevanta användningsområden som skapar värde

När du väljer att skicka ut uppgifter till anställda för att samla in information är en sak. Vilken information du efterfrågar, är minst lika viktigt.

“De uppgifter som systemet kräver av dig ska kännas relevanta, oavsett vilken roll du har på företaget och hur länge du varit anställd. Efterfråga inte för mycket information på en gång. Sålla!” förklarar Charlotta.

Som exempel pratar Charlotta om onboardingprocessen. Det är en process som alla på företaget går igenom. Ofta består onboardingen av ett stort antal steg, varav vissa kanske egentligen inte är relevanta.

“Vad skapar nytta för en onboardingprocess, till exempel? Det gäller att inte bara se det ur ett HR-perspektiv, det blir för snävsynt.”

Att börja på ett nytt jobb är energikrävande i sig, så här gäller det att använda sitt sunda förnuft och lyssna på vad cheferna säger. 

“Att efterfråga tröjstorlek trots att ni varken använder arbetskläder eller har någon kick-off inbokad den närmsta framtiden, blir ofta bara obekvämt. Att samla in kontaktinformation till närmaste anhörig kan däremot vara viktigt,” fortsätter Charlotta.

“Försök tänka igenom vad affärsnyttan i rutinerna är, vad cheferna behöver och hur mycket energi processen kräver av nyanställda.”

Dubbelarbete ska elimineras

För att såväl HR-personal som medarbetare och chefer ska känna lust att använda ett digitalt verktyg, måste det ha fördelar i jämförelse med tidigare system. Det du absolut vill undvika är dubbelarbete av olika slag.

“Allt ska kunna göras i bulk. När det är dags för medarbetarsamtal ska du som chef kunna skicka underlag till alla i en stöt. På samma sätt ska HR-avdelningen kunna skicka ut påminnelser till cheferna om den här typen av rutiner på ett smidigt sätt,” förklarar Lotta. 

Som Charlotta förklarat tidigare, är det sällan krångliga processer och rutiner efterlevs. När du investerar i ett HR-verktyg bör du därför se till att följande kriterier checkas av, för att garantera att du väljer ett system som faktiskt kommer att användas:

• HR-personal, chefer och medarbetare ska känna att verktyget är snyggt och smidigt att använda. HR-verktyget måste ha fokus på användarupplevelsen.
  
• Information ska samlas in “just in time”. HR-verktyget måste underlätta informationshämtning på individnivå.
  
• Respektive anställds användningsområden ska vara relevanta och addera värde för individen. HR-verktyget måste vara anpassningsbart på individnivå. 
  
• Dubbelarbete ska undvikas till varje pris. HR-verktyget måste tillåta arbete i bulk. 

Då har du bäddat för en smidig framtid där HR-verktyget blir en naturlig del av jobbvardagen på företaget.