Fellowmind - Affärsvärdet av att ta in HR-system

Kristian Randel, Chief HR Officer på Fellowmind, och Jenny Clark, Sales Manager på Hailey HR gästade den 30e oktober 2023 HR-digipodden för att dela med sig av Fellowminds framgångshistoria och hur de implementerade det heltäckande HR-systemet Hailey HR för att automatisera och förenkla sina HR-processer.

Lyssna på avsnittet i sin helhet eller ta del av vår summering nedan av Kristians tips och lärdomar från poddavsnitt.

Vad är Fellowmind för typ av bolag? Vilka är era anställda?

"Fellowmind har för närvarande 2200 anställda och finns i flera länder i norra Europa. Vi arbetar med Microsofts affärsplattformar, BI, CRM och implementerar system för våra kunder inom vad som kallas Dynamics 365. Vårt team består av olika typer av specialistkonsulter, systemutvecklare och arkitekter. Många av oss har akademisk bakgrund, exempelvis inom ekonomi, ingenjörsvetenskap och datavetenskap. 

Vår struktur är ganska traditionell när det gäller hierarkier och vi strävar efter att ha så korta informations- och beslutsvägar som möjligt. Vi arbetar i stor utsträckning projektbaserat, där vi kan sätta igång projektteam med upp till 20 personer som arbetar tillsammans under flera år åt samma kund."

Hur ser er HR-organisation ut?  

"Sedan starten har det varit viktigt för mig att våra chefer ska vara de främsta stöden för våra medarbetare och att de ska kunna skapa goda relationer med dem. En betydande del av mitt arbete handlar därför om att stödja våra chefer, och därigenom även våra medarbetare. Utöver det har vi ett rekryteringsteam bestående av tre dedikerade personer som ansvarar för rekryteringen. Dessutom har jag ett par HR-specialister som hanterar frågor som rör masterdata, HR-system och annan typ av support för våra medarbetare och chefer. "

Vad var det som fick er att börja titta efter ett HR-system? 

"I ett växande företag är det ofta viktigt att reflektera över vilket internt systemstöd vi har. Ibland är det inte lätt att få gehör för den frågan. Man sitter där med sitt Excel-ark, som jag tror att de flesta har gjort någon gång. Det börjar med några anställda och sedan blir det fler och fler rader och kolumner. Till slut inser man att det inte längre fungerar. Excel är verkligen inte det mest effektiva verktyget, och det missbrukas lätt. 

Vi började därför undersöka HR-system för cirka 3-4 år sedan och hitta vad vi sökte efter för cirka 2 år sedan. Så sedan dess har vi varit kund hos Hailey. "

Finns det något speciellt du uppskattar med Hailey? 

"HR är ju väldigt mycket processbaserat. System är ju sällan det. System är väldigt funktionsbaserade, och det var en superviktig grej när vi gick in i Hailey att hela workflow hanteringen var just processbaserad. Så där kände vi, eller i alla fall jag, tidigt att Hailey fattar HR, vad vi pratar om och hur vi jobbar.

Jag har även ett roligt exempel som jag brukar berätta. Första gången man går in på en medarbetares profil i Hailey och tittar på kompensationsfliken, d.v.s. lönen, är den suddad. Så du kan titta på känsliga data i en öppen miljö utan att lönen syns. När du klickar på det suddas det bort och du kan se lönen. Det är en liten detalj, men det visar att någon verkligen har tänkt till. Jag stöter på sådana finesser nästan varje vecka när jag använder Hailey."

Hur använder ni Hailey? 

"Man kan säga att det finns en röd tråd i hur vi använder Hailey - Låt oss börja med anställningsavtalen. Vi förväntas signera cirka 90-100 anställningsavtal i år, och all information relaterad till nya anställningar hanterar vi i Hailey. Det inkluderar allt från avtalsskrivning till olika arbetsflöden för att underlätta introduktionen av nya medarbetare. Dessutom hanterar vi hela medarbetarcykeln i systemet, vilket innebär att all information som rör en medarbetare, såsom avtal, sjukfrånvaro och utvecklingssamtal, finns tillgänglig. Vi arbetar kontinuerligt med detta under hela medarbetarens anställningstid."

Vilka förändringar har du upplevt sedan ni valde Hailey? 

"När jag började på Fellowmind 2008 var vi 20 anställda. Fram till cirka 100 anställda kunde jag mentalt hålla koll på var alla satt och vad de hette. Men när vi passerade 150 och 200 anställda var det omöjligt att ha koll på allt i huvudet eller med hjälp av Excel. 

Som jag sa tidigare, vi tänker mycket process/workflows. Jag pratade med en av våra HR-generalister, jag tror att hon sa att hon hade 140 worksflows i gång ungefär samtidigt nu. Och det jobbet hon gör idag på 450 anställda, det gjorde hon ju själv innan Hailey i Excel. Utan Hailey hade jag fått ha minst en heltidsanställd till som bara jobbar med den typen av uppgifter.

Upplevelsen för våra användare också - onboarding processen är ju något jag tror alla i mina roll brottas med. Är man någonsin nöjd med den? Men vi har kommit så himla långt så att allting är kvalitetsmässigt på plats nu, och det fungerar alltid och det funkar likadant för alla nya medarbetare. Det vill säga att det inte längre bygger på att en chef är superskillad på onboarding och någon annan inte är så duktig på det, utan alla nya medarbetare får samma upplevelse.

Har du några tips till andra som letar efter HR-system? 

"Jag tycker att det är viktigt att välja ett system som möjliggör tillväxt. Man bör fokusera på att lösa huvudprocesserna i ett system och välja en leverantör med kompetent support. Det är viktigt att ha stöd för sina processer och inte bara funktioner för att maximera effektiviteten. HR-medarbetare måste kunna bygga affärsfall för sina ledningsgrupper, visa hur man minskar risker och effektiviserar med hjälp av systemlösningar."