5 steg mot bättre preboarding och onboarding

Rekrytering är en kostsam process. Om du är medveten om att ett accepterat jobberbjudande inte alltid leder till en anställning, kan du vara proaktiv. Med rätt preboarding- och onboardingprocess minskar du risken för att rekryteringen ägt rum i onödan. 

Vad innebär en lyckad preboarding och onboarding?

Att vara ny på jobbet tar mycket energi, av flera anledningar. En ny, social miljö ska undersökas. Nya verktyg och tillvägagångssätt behöver läras in. Samtidigt tar det tid att bygga lojalitet. Därför är det viktigt att stötta nyanställda hela vägen, från signatur till fullfjädrad medarbetare.

Fördelar med preboarding

Mycket kan hända under perioden mellan att ett anställningsavtal skrivs på och första jobbdagen. En undersökning visar att 28% av alla anställda någon gång har tackat ja till ett jobb, för att sedan backa ur.

Om du redan i förväg ger nyanställda möjligheten att lära känna företaget och de som jobbar där, kan startsträckan till full produktivitet bli kortare. 

Fördelar med onboarding 

Du har förmodligen hört talas om imposter syndrome – tillståndet de flesta av oss drabbas av när vi börjar på ett nytt jobb. Har jag verkligen vad som krävs? Kommer företaget ångra att de anställde mig? Hur ska jag dölja att jag är en enda stor bluff? De tvivlande funderingarna kommer som ett brev på posten.  

Här har du som arbetsgivare en möjlighet att fånga upp den oroliga nystartskänslan och förvandla den till pepp och engagemang. Det är trots allt så, att 86% tar beslutet om huruvida de ska stanna i organisationen eller inte under de första sex månaderna. 

Förbättra processen i 5 steg

Känner du att era processer för pre- och onboarding inte har prioriterats som de borde? Du kan vara lugn. Små steg kan lyfta nyanställdas upplevelse av sin första tid på företaget till nya höjder.

1. Håll kontakten

Rekryteringsfasen innebär ofta både nervositet och förväntan hos såväl kandidater som arbetsgivare. När rekryteringen är färdig andas många ut. Men det verkliga jobbet börjar när det positiva beskedet har nått kandidaten och lön och förmåner har diskuterats. 

Hos många företag består preboardingen av total tystnad fram till första jobbdagen. Hos andra får en snygg pdf med företagsinformation och praktiska detaljer agera preboarding. Här finns mycket att jobba vidare med.

Att hålla kontakten och skapa engagemang och förväntan inför det nya uppdraget kan spela stor roll för nyanställdas syn på organisationen i stort. Undersökningar visar att det också påverkar personalomsättningen längre fram. 

2. Utgå från ett användarperspektiv

Vad vill nyanställda veta om sitt nya jobb? Ställ dig den frågan när du utformar din preboarding och onboarding. Exempel på saker som nyanställda uppskattar att få information om är:

• Praktiska detaljer kring kontoret, utrustning och rapportering
• Tankar kring schema och arbetsupplägg (fysiskt/digitalt) 
• Presentation av kollegor

Berätta hur ni brukar lägga upp arbetet och hur en normal arbetsvecka kan se ut. Prata om vilken utrustning som behövs och diskutera eventuella önskemål. Presentera också kollegor på ett roligt sätt, med bilder eller videoklipp om möten inte är möjligt.

3. Tänk digitalt

Allt fler anställs remote, och de som inte gör det har ofta möjligheten att jobba hemifrån en del av arbetstiden. 

Om ditt företag är remote friendly bör du inkludera digitala möjligheter i utformningen av din pre- och onboardingprocess. Det kan till exempel handla om att boka in videomöten med olika delar av teamet och dela presentationer av kollegor online.

Det är också bra att löpande uppdatera nyanställda om praktiska saker, som status på beställningar av utrustning och inbjudningar till olika tjänster och onlineverktyg ni använder er av. 

4. Kommunicera kraven

När preboardingen är klar och första arbetsveckan är här, är det dags att tänka onboarding. Här har du som arbetsgivare möjlighet att bygga förtroende och engagemang. Det kan du till exempel göra genom att:

• Kommunicera mål med anställningen
• Vara tydlig med vilka krav medarbetaren har på sig

Det är svårt att känna att du gör ett bra jobb, om du inte vet vad som förväntas av dig. Att jobba med målstyrning och presentera, analysera, utvärdera och följa upp hur den nyanställda lever upp till förväntningarna, hjälper till att skapa en vilja att stanna kvar i organisationen.

5. Håll fast vid fyra viktiga aspekter

Det som håller ihop preboardingen och onboardingen är vad som brukar kallas för onboardingens 4C. Med dem i bakhuvudet har du alla möjligheter att förfina processen.

• Compliance

Att de grundläggande, praktiska detaljerna finns på plats till första jobbdagen är förstås viktigt för att den nyanställda ska känna sig välkommen. Mailkonto, dator, mobil – sådana saker. 

• Clarification

Se till att nyanställda känner till vilka uppgifter de ansvarar för. Ju snabbare de förstår hur förväntningarna ser ut, desto kortare blir sträckan från nyanställd till produktiv medarbetare. Att undvika oklarheter och konflikter kring den aktuella rollen har både du och den nyanställda nytta av.

• Culture

Formella regelverk är viktiga, men de informella normerna är minst lika viktiga. Företagskulturen glöms ofta bort i kommunikationen, eftersom den liksom bara hänger med. Den känns självklar och går ibland inte riktigt att ta på. Ändå är det viktigt att nya medarbetare förstår kulturen, eftersom chansen att de trivs i bolaget då blir större.

• Connection

Berätta också för medarbetaren vilket stöd som finns att hämta i olika situationer och vem som ansvarar för vad. Vilket nätverk behöver den nyanställda i sin roll? Ge medarbetaren förutsättningar att bygga nya relationer inom bolaget. 

Så går du vidare rent praktiskt

Med rätt preboarding och onboarding känner sig nya medarbetare välkomna, peppade, nyfikna och trygga. Utgår du från onboardingens 4C, ser saken ur ett användarperspektiv, satsar på tydlig kommunikation från signatur till fast anställning och inkluderar det digitala, har du kommit en lång bit på vägen. 

Högre trivsel, bättre produktivitet och medarbetare som stannar i företaget blir resultatet.  Men vad innebär allt det här rent praktiskt? Små förändringar kan göra stor skillnad. Tänk på saker som att:

• Utse en mentor
• Boka in en teamlunch första dagen
• Gör det lite trevligt vid den nyanställdas skrivbord
• Planera in möten med olika team och kollegor
• Ta en kaffe och stäm av hur det har gått första dagen, första mötet, första arbetsveckan, första månaden och så vidare
• Ge den nyanställda tillfälle att ställa frågor kring det nya jobbet kontinuerligt