Systemstöd – en förutsättning för att stå på egna ben

INTEC-koncernen har en struktur där varje bolag fungerar självständigt, med stöd från INTEC Nordic genom centrala funktioner såsom ekonomi, HR, IT och ledning. Detta upplägg tillåter bolagen att fokusera på sin kärnverksamhet medan INTEC Nordic bistår med stöttning där det behövs. Ida, ansvarig för HR, upplevde initialt utmaningar med att hantera HR-relaterade uppgifter själv.

Behov av att kvalitetssäkra processer och få en översikt

Ensam HR-ansvarig i en stor koncern, en häftig men också klurig uppgift som Ida bemästrar med en positiv och lättsam approach!

”Nästa månad är vi säkert 19 bolag” säger Ida och skrattar.

Idag dyker Ida in i mötet full av energi och med en stenkoll på organisationen. Men det har varit en resa för att ta sig hit - ett gediget arbete med att revidera processer, samla all data och göra den överskådlig.

”Första året när jag kom in, innan vi hade Hailey var det svårt att få den övergripande kollen. Det var utmanande att kvalitetssäkra processer och stötta våra chefer och medarbetare i den utsträckning vi önskade".

Hon fortsätter

"Vi värdesätter personliga relationer och jag tog mig verkligen tiden att lära känna organisationen. Till slut fick jag en bild av vilka delar som skulle kunna underlätta både för våra bolag och vad som skulle krävas för driva HR-funktionen med framgång”.

Systemstöd – en förutsättning för att stå på egna ben

Trots ett tidskrävande arbete med att samla masterdatan var det först när frågan om lön lyftes som Ida verkligen förstod att hon behövde systemstöd för att kunna stå på egna ben.

”Min första ambition var att lyfta in lön intern. Vi har tre olika lönebyråer inom koncernen och jag behövde höra av mig till tre olika kontaktpersoner för att få någon koll. Det var inte optimalt, men funkade ändå bra. Om vi inte skulle lyfta in lön internt behöver vi hitta en process för att hantera masterdatan hos mig.”

Ida började rannsaka marknaden för att hitta något optimalt och valet landade tillslut på Hailey.

”När vi gick in i Hailey fanns inte allt på plats men det räckte som ett första steg, det var enkelt, användarvänligt och hade det viktiga vi behövde ha på plats initialt. Min tanke är att jag ska vara själv på HR, då är Hailey en förutsättning för att jag ska lyckas med det”.

”Jag gick all in!”

Ida förstod att en bra utrullning är avgörande för ett väl mottagandet av systemet hos de olika bolagen.

”Jag var fast besluten om att det här ska vara så grymt bra när vi väl går live och satt både kvällar och helger för att sätta upp systemet så bra det bara gick med stöttning från er CS. Jag lärde mig all funktionalitet för att verkligen vara expert i systemet, för att det skulle vara klockrent när vi släppte. Jag kollade igenom alla personer, alla dokument, alla processer, och satte upp våra egna fält - jag gick all in!”.

Fokus på det operativa arbetet

”I stället för att vi ska lägga tid och resurser på fel saker så har vi kvalitetssäkrade processer i Hailey som ser till att allt blir gjort, på rätt sätt. Det underlättar för att bolagen inte ska behöva administrera HR processer i samma utsträckning som tidigare. Det mesta sköts automatiskt i Hailey” berättar Ida.

Automatiserade processer för tex anställningar, pre- och onboarding har gett ringar på vattnet och det märks hos de olika bolagen.

”Vi har många engagerade och drivna entreprenörer hos oss som är otroligt skickliga på att bygga upp bolag med fantastiska medarbetare. Dom vill ut och träffa kunder och göra affärer, inte sköta en massa personaladmin. För organisationen i stort ser vi att VD's, chefer och medarbetare nu kan fokusera på det som de gör bäst istället”.

Sammanfattningsvis har Haileys införande lett till signifikanta förbättringar för organisationen i stort och möjliggjort att Ida kan hantera HR-funktionen effektivt på egen hand.