De flesta svenskar har någon gång fördjupat sig i Hemnets utbud av mysiga sommartorp, renoveringsobjekt och lyxvillor. Sedan bolaget grundades 1998 har plattformen vuxit till Sveriges dominerande digitala mötesplats för bostadsintresserade, med tiotals miljoner besök varje månad. Bakom denna framgångssaga finns medarbetare som aktivt formar en stark och positiv arbetskultur. Något som Marcus Lundkvist, People Partner på Hemnet, upptäckte redan under sina första månader på företaget.
"Vi har en fantastisk kultur. När jag började här pratade alla om hur stark kultur vi har och jag kan verkligen intyga att den ingår i hela bolagets DNA. Vår bolagskultur är väldigt varm, framåtlutad och nyfiken."
Denna starka kultur skulle bli en framgångsfaktor för Marcus' nästa uppdrag: att lämna deras tidigare HR-system och lansera Hailey till organisationen. I en miljö där medarbetarna omfamnar nya arbetssätt översätts förändringar snabbt till förbättringar.
Vi hade medarbetaren i fokus när vi gick live. Vår målbild med utrullningen var att
ge organisationen ett bra första intryck och imponera på medarbetaren."
Från projektets första dag stod det klart vem som var den viktigaste målgruppen.
"Vi hade medarbetaren i fokus när vi gick live," förklarar Marcus. "Vår målbild med utrullningen var att ge organisationen ett bra första intryck och imponera på medarbetaren."
Det här är kärnan i varje lyckad implementering. Det handlar inte bara om teknisk migration, det handlar om att människor ska känna sig trygga och effektiva i sina nya digitala arbetsmiljöer. Vilket HR-system som används är därför inte så intressant för medarbetarna. Däremot bryr de sig om att deras data är säker, att informationen är tillgänglig när de behöver den, och att allt fungerar intuitivt.
Här visade sig Haileys användarvänlighet vara en strategisk fördel. Som Marcus uttrycker det:
"Att använda Hailey är som att använda en iPhone."
Enkelt, intuitivt, och utan trösklar.
Hemnets strategiska tänk började redan i upphandlingsfasen. Genom att involvera cheferna som beslutsfattare säkrade de att det nya verktyget verkligen skulle stödja ledarskapet i organisationen.
"Förflyttningen från vårt gamla system till Hailey har mottagits riktigt bra av våra chefer," berättar Marcus. "De tycker det är väldigt bekvämt med spårbarheten. Att kunna gå tillbaka till tidigare medarbetarsamtal och ha två samtal öppna parallellt gör en stor skillnad för översikten."
Kravspecifikationen var tydlig: de skulle inte upprepa misstagen från föregående leverantör, där användarvänlighet och skalbarhet saknades. Bytet till Hailey blev således både en direkt lösning och en långsiktig investering.
Det goda mottagandet tror Marcus delvis är ett resultat av en gradvis förändringsresa:
"Vi begränsade chefsrollen ganska hårt i början för att sedan öppna upp mer funktionalitet baserat på faktiska behov. Nu är alla vana vid systemet. Det främsta beviset är när vi får en Hailey-fråga i Slack och jag ser en annan chef som svarar på den."
"Från vårt perspektiv är det väldigt enkelt att inte göra fel i Hailey. Du kan klicka dig omkring och testa saker så länge du inte trycker på delete."
Implementationen leddes från Haileys sida av en Customer Success Specialist med erfarenhet av implementationsprojekt från liknande bolag. Det som omedelbart imponerade på Marcus var den transparenta kommunikationen som satte tonen för hela samarbetet.
"Supporten vi fick var fantastisk, både gällande projektledning och utbildning av chefer. Vi hade en tight deadline, och jag bad vår specialist att säga till om vi låg efter i schemat. Vilket hon gjorde vid ett par tillfällen, det skapar förtroende."
Hemnet valde en pragmatisk strategi som undvek vanliga implementeringsfällor:
"Vi kände inget motstånd i att utmana våra processer. Jag sa att 'processerna som vi har idag, utvärdera dem och fundera sedan på hur vi kan förbättra dem med funktionaliteten som finns i Hailey.'"
Den strukturerade projektplanen som Hailey tog fram under implementeringen visade sig fungera så bra att Hemnet fortsatte använda samma metodik efter lansering.
Arbetssättet som Hailey hade satt upp under implementeringen var väldigt smidigt.
Vi kunde se exakt vad som behövde göras och när med tydliga delmål. Vi använde samma
arbetssätt även efter implementationen för att jobba vidare med processerna."
Den geografiska och kulturella närheten visade sig mer strategisk än väntat för support, implementering och produktutveckling.
"Att Hailey är ett svenskt bolag gör att jag känner mig nära dem som leverantör. I efterhand har det varit ovärderligt," reflekterar Marcus.
Effekterna av implementationen visade sig sträcka längre än förväntat. Ett konkret exempel är kostnadsreduktionen för arbetsgivarintyg.
"Tidigare genererade vi arbetsgivarintyg mot en styckkostnad via lönebyrån. Nu kan vi på några klick hantera detta själva i Hailey," förklarar Marcus.
Tidsbesparingarna märks tydligast i återkommande processer.
Tiden vi lägger på workflows som anställningsprocessen har minskat dramatiskt.
Medarbetare slussas automatiskt in i preboardingportalen, alla avtal hamnar direkt
i Hailey efter signering. Det är digitalisering, automatisering och effektivisering på riktigt."
Men kanske mest nöjd är Marcus med de små detaljerna som får det dagliga arbetet att bara flyta på. När hela organisationen är ombord finns det mindre frågetecken och alla vet var information finns:
"Jag har inte behövt jaga en bankkontouppgift på ett halvår."
Skapa engagemang hos medarbetarna genom interna nyhetsartiklar och en robust företagssida. Hemnet slopade till och med sitt intranät för att istället använda Hailey för den informationen.
Redan första dagen bad de medarbetarna testa funktioner och betygsätta upplevelsen.
Låt systemets funktionalitet forma processerna istället för att tvinga in komplicerade workarounds.
En perfekt lansering är inte målet, kontinuerlig förbättring är. I en användarvänlig och skalbar plattform blir utveckling en naturlig del av vardagen.
Hemnets approach visar att en framgångsrik implementering handlar om mer än teknik. Det handlar om människor, kultur och smart projektledning.
