First Light Fusion

En HR, 85 medarbetare, 14 nationaliteter

Astrid Stanley jobbar som ensam HR-ansvarig på First Light Fusion. Med över 20 års erfarenhet i HR-rollen stöttar hon 85 medarbetare. Många har doktorsexamen och en del kommer direkt från akademin, och det finns (vid senaste räkningen) 14 olika nationaliteter representerade i företaget. Medan vetenskapen bryter nya gränser har de flesta i teamet ingen tidigare arbetslivserfarenhet.

Som Astrid beskriver det: "Det finns delar av First Light som är banbrytande, men när det gäller arbetsrutiner är vi fortfarande rätt oerfarna och i början av vår resa.

Att välkomna akademiker in i arbetslivet. Hantera strikta krav kring känsligt arbete. Bygga processer som växer med företaget. Astrid behövde en plattform som kunde hänga med.

Ett mänskligt bemötande vid första kontakt

Ett mejl från Hailey landade i inboxen precis när Astrid, HR-chef på First Light Fusion, utvärderade alternativ för en ny HR-plattform. Det som följde var något helt annorlunda jämfört med tidigare leverantörssamtal. Det som stack ut direkt var det mänskliga bemötandet.

"Det var en riktig person jag pratade med, inte en chatbot. Ingenting var för mycket. Jag kom tillbaka med ungefär en miljard frågor och alla besvarades snabbt och enkelt. Säljaren från Hailey var ärlig om saker som inte gick att göra också, vilket jag verkligen uppskattade."

Tre saker avgjorde valet: ett tillgängligt gränssnitt som var lätt att navigera, tydlig prissättning utan dolda moduler, och flexibiliteten att anpassa efter deras specifika behov.

Flexibilitet som förenklar rapportering

First Light Fusion behövde en plattform som var tillräckligt flexibel för att kunna anpassas mitt i processen. Att till exempel låsa ett pågående arbetsflöde till en gammal version kändes varken modernt eller effektivt. Astrid förklarar fördelen: "När jag ändrar ett arbetsflöde plockar Hailey upp den nya versionen i pågående processer, vilket gör det lätt att göra förbättringar så att alla är med på en gång."

Att få tag på grundläggande data innebar tidigare att manuellt hämta information från flera ställen och sy ihop den. Särskilt nöjd är hon med att kunna dela rapporter med andra och hämta valfri datapunkt för att skapa skräddarsydda rapporter:

"Jag älskar rapportfunktionen. Det är så sällan man kan få ut grunddata så enkelt. Normalt skulle jag behöva ta lite data härifrån och lite därifrån och sätta ihop det. Det är så jobbigt. Den flexibiliteten har sparat mig timmar av arbete."

En plattform som vägleder dig

Sex månader efter lanseringen är förändringen tydlig. Processerna är mer effektiva och sparar betydande tid, till stor del tack vare användarvänligheten.

Astrid uppskattar den intuitiva designen: "Det är alltid lätt att hitta det man letar efter. Det kan finnas på ett eller två ställen, man kanske klickar fel först, men sen vet man var man ska. Det tar inte evigheter som i så många andra system."

Att jobba igenom processer på egen hand har aldrig varit enklare. Ändringar som tidigare tog evigheter är nu klara på fem minuter. Hon lyfter fram en resurs i synnerhet:

"Hjälpcentret är fantastisk. När jag för första gången skulle skicka ut semesterplaneringen kollade jag i hjälpcentret och löste det själv. Nu vid årsskiftet skulle jag göra det igen och tänkte att jag inte kommer ihåg hur, men gick in i hjälpcentret, fräschade upp minnet och klart."

Byggt i Sverige, användbart i Storbritanien

Efter Brexit upprätthåller Storbritannien GDPR-likvärdiga regler genom UK GDPR, vilket håller dataskyddsstandarderna i linje med EU. Astrid värdesätter de inbyggda funktionerna för efterlevnad: "Jag älskar att man kan ställa in olika villkor för olika dokument i Hailey med olika lagringsperioder. Att kunna ladda upp sin egen version av ett avtal i Hailey ger oss också den flexibilitet vi behöver, vilket är riktigt positivt."

Datasäkerhet är också en viktig faktor, och Astrid beskriver ett återkommande problem hon sett i nästan alla företag hon arbetat för tidigare.

"I företag jag jobbat med i Storbritannien vill man ofta att chefer på högre nivå ska ha annan åtkomst än förstalinjechefer. Alla system kan inte det här, alla hamnar bara i samma hög med samma åtkomst. I Hailey har jag skapat en separat grupp ovanpå för chefer på högre nivå med utökad åtkomst."

Tid för det som gör skillnad

Effekten är påtaglig. Processerna rullar på smidigt. Data är tillgänglig. Chefer och medarbetare kan hjälpa sig själva, och Astrid har fått tid tillbaka. För en ensam HR-person gör det hela skillnaden.

"När man är upptagen behöver man ett system som helt enkelt fungerar. Med Hailey kan jag ställa in saker en gång och lita på att de fungerar som de ska. Det har gett mig tid att faktiskt tänka strategiskt kring vad vi behöver när vi växer."

Även enkla verktyg gör skillnad. Organisationsschemat hjälper nya medarbetare att hitta i företaget, och facequizet har blivit en uppskattad del av onboardingen.

Astrid skrattar när hon nämner det: "Det är så bra för nya medarbetare, och kul! Om man får alla fel spelar det ingen roll, man börjar bara om. Och ingen behöver se att man hade fel."