Svar på vanliga frågor om onboarding

Vi sammanfattar HR-experterna Sandra Carls och Thomas Eklöfs bästa tips.

Många söker vägledning i situationer med motsträviga kollegor, lång preboarding, distansjobb och företagskultur. Det tar vi på största allvar. Håll till godo!

Hur får man med sig motsträviga kollegor i processen? 

Vi pratar ofta om att onboardingprocessen behöver styras upp och bli en självklar del i organisationen. Organisationen består av många människor, med olika övertygelser och viljor. Självklart är det viktigt att alla är med på tåget när det handlar om att välkomna en ny kollega ombord. 

Svaret ligger i förändringsledning. Ofta när kollegor känner motstånd inför nya processer på jobbet, handlar det om att idéerna inte har förankrats hos dem i förväg. Istället väljer många att ta fram en process, för att sedan bara leverera informationen om hur det ska fungera. Övriga involverade får bara anpassa sig. 

Förbättra dina chanser till samarbetande kollegor genom att:

• Berätta att en ny process ska tas fram i förväg
• Förklara syftet med förändringen och välkomna frågor
• Var nyanserad och bjud in till engagemang i förändringen
• Upprepa varför processen behöver förändras med jämna mellanrum
• Fortsätt bjuda in och be om feedback
• Håll ut

Att införa en ny onboardingprocess är inte alltid lätt, och det förekommer ofta motstånd innan processen sitter. Kom ihåg att målet är att välkomna nya kollegor på ett bättre sätt, och att förändringen i längden syftar till att behålla viktiga talanger i företaget.

En ny kollega börjar om 3 månader. Hur håller vi kontakten fram tills dess?

Det är vanligare än man tror att personer som skrivit på anställningskontrakt väljer att hoppa av innan första arbetsdagen. Därför gäller det att fortsätta hålla dialogen igång. 

Ett bra sätt att få en nyanställd att känna sig viktig, är att dela information som är unik för just den personen. Det kan du göra via mail eller en smidig portal. Där kan du djupdyka i information om olika förmåner, berätta om företagskulturen, dela en video på teamet, efterfråga önskemål på utrustning och ta upp saker du tror kan vara av intresse. En del företag väljer att skicka ut en liten present eller blommor för att hälsa välkommen i förskott. 

Absolut viktigast är att närmaste chefen slår en signal till den nya kollegan med jämna mellanrum. Då kan läget stämmas av och du skapar en naturlig möjlighet att påminna om hur glada ni är att personen har valt just din arbetsplats. Det kan också göra stor skillnad om någon av kollegorna hör av sig med en kort hälsning.

Förbättra dina chanser att hålla kvar nyanställda fram till första jobbdagen genom att:

• Låta närmaste chefen slå en signal då och då och stämma av
• Berätta om den nyanställda kollegan och säg att kontakt via exempelvis LinkedIn uppskattas
• Dela information som rör anställningen med jämna mellanrum
• Skicka en välkomstpresent

Det krävs inte mycket för att få en människa att känna sig sedd. Bara genom att visa att du bryr dig och ser fram emot den nya kollegans första arbetsdag, har du ofta gjort tillräckligt. 

Hur ska vi tänka kring onboarding när många av kollegorna är utspridda på olika platser?

Här behöver du tänka digitalt. Vissa företag går så långt som att skicka ut VR-utrustning till nyanställda, för att de ändå på något sätt ska kunna kliva in på det fysiska kontoret. Ofta räcker det dock med att skapa en enhetlig process som fungerar att genomföra digitalt. Mer om det kan du läsa i vårt blogginlägg om digital onboarding. 

Hur kan vi förklara vår företagskultur?

Kultur är något som uppstår i samspelet med andra. Det kan vara svårt att sätta ord på, men i grund och botten handlar det om beteenden. Och beteenden går att förklara:

• Sätt ord på vilken jargong ni uppskattar
• Förklara varför ni undviker vissa typer av ord, tonlägen och samtalsämnen
• Berätta om traditioner och hur de fungerar – klockslag för förmiddagsfika, klädkod på fredagar och annat som kan vara skönt att känna till

Många gånger är det svårt att beskriva företagskulturen. Det är något vi upplever och känner, snarare än något vi medvetet skapar. Genom att delge information som faktiskt går att sätta ord på, skapar du bättre förutsättningar för nyanställda att förstå (och bli en del av) kulturen.