Så får du ledningen att lyssna på HR-avdelningens input
Många HR-avdelningar känner att de jobbar i motvind. I höstas höll vi i ett webbinarium med retorikexperten Pontus F. Christoffersen som gäst. Tillsammans utforskade vi hur HR-avdelningar kan arbeta för att ledningen ska inse värdet av deras initiativ. Pontus har själv tränat över 30 000 ledare och HR-avdelningar och gav konkreta tips för hur du kan förbättra din kommunikation för att få med dig ledningen på tåget.
Använd effektiv kommunikation
”Jag har jobbat med så många HR-avdelningar och väldigt ofta blir det att avdelningarna pratar olika språk. Men med enkla verktyg kan vi ta HR:s förslag och berätta dem på ett sätt som får ledningen att direkt känna att ‘Aha! Självklart ska vi fokusera på det här’”, säger Pontus.
Utnyttja AI för att hitta argument
Med hjälp av AI kan du hitta argument för dina initiativ utifrån ledningens fokus. Ställ frågor om hur dina HR-initiativ kan bidra till företagets övergripande mål. Svaren kan hjälpa dig att identifiera starka argument som stöttar ditt förslag. Om du dessutom presenterar argumenten tillsammans med konkreta, faktagranskade data förstärker det dina chanser att få igenom förslaget du presenterar. Ledningen uppskattar att se svart på vitt hur initiativet kan göra skillnad.
Exempel på prompt till t.ex. ChatGPT kan vara: “Presentera några forskningsbaserade argument för att minska antalet konflikter på arbetsplatsen. Inkludera källhänvisningar.”
Skapa engagemang genom storytelling
Använd kraften i storytelling för att göra dina HR-initiativ lättare för ledningen att ta till sig. Genom att berätta en historia som illustrerar de positiva effekterna av ett initiativ, eller genom att visa konkreta exempel från andra företag, skapar du en känslomässig koppling och ökar chansen att ledningen känner igen sig och ser värdet i förslaget.
Anpassa budskapet efter mottagaren
Det är också viktigt att anpassa ditt budskap efter mottagaren. Olika ledare motiveras av olika saker; vissa är mer fokuserade på siffror och resultat, medan andra värderar mjuka värden högre. Genom att skräddarsy ditt budskap så att det speglar mottagarens värderingar och mål ökar chansen att ditt budskap landar rätt.
Zooming – bredda perspektivet
I grunden handlar zooming om att djupdyka i specifika detaljer för att sedan zooma ut och visa hur den större bilden påverkas av små justeringar eller händelser – och tvärtom. Genom att visa på det direkta sambandet mellan HR:s förslag och företagets framgångar, underlättar zooming för ledningen att se den fulla potentialen i HR-initiativen.
Följ upp de mjuka värdena
Glöm inte att kvantifiera mjuka värden. Då får du en heltäckande bild av organisationens behov och utmaningar. Data över de mjuka värdena kan vara extra värdefulla för HR-avdelningen, som ju trots allt ansvarar för medarbetarnas välmående. Det finns olika sätt att samla in dem på.
Djupintervjuer
Djupintervjuer är ett sätt att mäta mjuka värden.
”Jag kommer ibland in på organisationer och skriver sekretessavtal. Sen går jag in och pratar med medarbetarna. De vågar inte dela med sig till ledningen för att de är rädda att det ska ge konsekvenser för dem. Då kommer jag in och tar in den informationen för att sen bygga en utbildning utifrån det de säger,” förklarar Pontus.
Anonyma medarbetarundersökningar
Ett annat effektivt sätt att samla in data om mjuka värden är genom anonyma medarbetarundersökningar. Här tillåts medarbetarna uttrycka sina åsikter och känslor utan rädsla för repressalier. Genom att använda välutformade frågeformulär (tips – i vår plattform hittar du färdiga mallar) kan HR-avdelningen få insikter i allt från arbetsmiljö och arbetskultur till medarbetarnas engagemang och trivselnivå. Resultaten från undersökningarna kan sedan analyseras för att identifiera mönster, trender och områden som behöver förbättring.
Involvera ledningen
Att inte lyssna på HR-avdelningens förslag är en dålig idé, anser Pontus.
”Framgångsfaktorn för alla organisationer är att ha skickliga medarbetare som är motiverande, högpresterande och lojala. Det är fundamentet för en välfungerande organisation. Att då säga att HR inte är en del av core business, det blir konstigt.”
“Men ingen tycker om att bli övertygad av någon annan än sig själv,” fortsätter han.
Därför gör du rätt i att diskutera snarare än presentera färdiga förslag. Ibland kan det vara enklare att övertyga ledningen om en idé genom att låta dem övertala sig själva. Be att få diskutera olika problem och potentiella lösningar tillsammans med ledningen. Du kan också ha färdiga förslag redo, men se till att de är flera och var tydlig med att du söker ledningens värdefulla input på dem.
Tryck på alternativkostnaden
Ett säkert kort för den som vill övertyga ledningen om HR-avdelningens förslag är att diskutera alternativkostnader. Visa på de långsiktiga fördelarna och kostnadsbesparingarna som HR-initiativen kan medföra, jämfört med kostnaden av att inte agera.
Studier visar att medarbetare som upplever ett dåligt samtalsklimat producerar 30 – 40 procent mindre än de som inte gör det. Här är det enkelt att räkna ut alternativkostnaden utifrån medianlönen på företaget.
Webbinariet med Pontus gav oss många praktiska verktyg och strategier för att effektivt kommunicera och föreslå initiativ till ledningen. Genom att följa tipsen kan HR-avdelningen inte bara öka sitt inflytande, utan också bidra mer direkt till företagets framgång.
