Paneldiskussion: Så arbetar Setly och AMF Fastigheter med pulsundersökningar i Hailey

När Klara Eidhagen från Setly och Frida Rönquist från AMF Fastigheter började med pulsundersökningar i Hailey, handlade det inte om att samla siffror, utan om att kunna identifiera mönster och agera där det verkligen behövs. På vårt puls-event i maj 2025 samlade vi dem tillsammans med HR-strategen Patrik Reman för ett öppet panelsamtal om hur puls förändrat deras arbete. Resultaten? Fler insikter, snabbare förbättringar och en starkare koppling mellan mätning och faktisk förändring.

Från årliga punktinsatser till kontinuerlig dialog

Både Setly och AMF Fastigheter har gjort en tydlig resa från traditionella årliga medarbetarundersökningar till mer kontinuerlig mätning. För Frida på AMF handlar det om att göra mer med resultaten:

”Vi vill verkligen göra någonting med svaren vi får in, inte bara samla in dem en gång om året.”

Hon beskriver hur de nu planerar att kombinera deras stora medarbetarundersökning vartannat år med riktade pulsmätningar i Hailey utifrån identifierade fokusområden. Det ger tydligare uppföljning och mer resurser till faktiska åtgärder.

På Setly är behovet av täta mätningar ännu mer påtagligt.

”Vi jobbar i en sån bransch där vi har en väldigt tydlig hög- och lågsäsong. Så att mäta en gång per år är värdelöst för oss egentligen. Vi behöver veta hur det är här och nu och hur våra medarbetare mår.” Konstaterar Klara.

Utmaningar med svarsfrekvens och transparens

Båda företagen lyfter vikten av att skapa förståelse för syftet med undersökningarna. Klara berättar att svarsfrekvensen varierar mellan länderna och att engagemanget har varit lägre i vissa delar av organisationen.

”Vi har kommunicerat mycket om syftet med pulsmätningarna men har ändå inte lyckats nå fram i Rumänien, vilket jag ser som vårt ansvar. Nu arbetar vi ännu mer aktivt med att förklara varför vi gör mätningarna och vilket värde de kan ge för medarbetarna. Vi redovisar också resultaten öppet, även när de inte är så smickrande, för att bygga förtroende och skapa dialog.”

Frida håller med:

”Det måste vara tydligt att vi faktiskt gör något med resultatet. Annars känns det inte motiverande för kollegorna att svara.”

När man kommer igång med pulsundersökningar i Hailey uppdateras resultaten kontinuerligt och visar en rullande trendlinje tillsammans med realtidsdata. Därefter kan man spåra det övergripande medarbetarengagemanget eller zooma in på specifika områden genom att filtrera efter avdelning, team eller chef. Och ja – all data är helt anonym, vilket också är viktigt att förtydliga om man märker av ett lågt engagemang i olika delar av verksamheten.

Anpassad frekvens och chefers roll

Klara planerar att skicka ut pulsen var fjärde vecka, med möjlighet att öka i intensiva perioder. Frida väljer kvartalsvis för att hinna agera mellan mätningarna. Båda företagen och Patrik betonar vikten av att chefer är delaktiga.

”Att chefen också är med och säger att det här är viktigt, för hen vill följa upp siffrorna nästa månad. Om bara hälften svarar kommer vi inte få rättvisa svar. Så det är jätteviktigt,” säger Patrik.

Analys och agerande på rätt nivå

Ett återkommande tema är hur resultaten hanteras. Både Frida och Klara presenterar övergripande resultat, medan ansvar och dialog fördjupas på teamnivå. När teamen är små krävs ibland sammanslagningar för att skydda anonymitet, men Patrik betonar att analyserna måste ner på så låg nivå som möjligt för att vara verkningsfulla.

“Man vill ju ner på gruppnivå, för det är ju där man också kan göra åtgärder som chef ganska mycket. Men är man väldigt få – tre eller fyra i ett team så kan det bli svårt. Då kan man försöka slå ihop två grupper och köra det som en enkätenhet.” Säger Patrik.

Puls som verktyg för förändring och engagemang

För både Klara och Frida handlar pulsundersökningarna om att skapa hållbara arbetssätt och stärka organisationen.

“Vi vill ge våra ledare ett bättre stöd i att jobba med sina team och samtidigt öka engagemanget i hela organisationen. Ofta finns det en bild i ledningsgruppen av hur något fungerar – men datan visar något helt annat. Puls hjälper oss att visa hur det faktiskt är.” berättar Klara.

Frida håller med och lyfter att det handlar om att kunna förbättra, inte bara följa upp:

“Jag vill helst mäta för att kunna göra förbättringar, inte för att få siffror i sig, även om det förstås är viktigt att ha koll på trenden. Genom att skicka ut pulsar blir vi mer snabbfotade och kan lägga mer resurser där det behövs.”

Hailey som verktyg – konkreta frågor, snabba insikter

Patrik delar att han varit med och tagit fram frågebatteriet som ligger till grund för Haileys pulsundersökningsverktyg. Frågorna är fokuserade och konkreta för att undvika de trubbigheter han upplevt med andra verktyg:

"Man ser de små skiftningarna direkt och då kan vi agera innan det hinner bli ett problem. Andra verktyg har känts för trubbiga, jag har inte kunnat använda dem. Därför har jag jobbat fram frågorna i Hailey utifrån att de ska vara spetsiga, relevanta och fokuserade. Allt onödigt har skalats bort.”

Klara sammanfattar värdet för HR och chefer att ha all data samlat i en och samma plattform:

“Men det jag ändå tror och hoppas att man kan uppskatta är just att man har en plattform. Och det är det vi tycker är så bra med Hailey, att all typ av kommunikation och undersökningar, finns samlat i Hailey.”

Tips till dig som ska börja med pulsundersökningar: Förankra, förklara och integrera

Klara lyfter vikten av att vara tydlig redan från start:

”Om ni inte har gjort pulsmätningar innan, kommunicera tydligt varför ni börjar. Berätta vad det ska leda till och hur det kommer skapa värde. Ta gärna upp det på ett månadsmöte och följ upp med ett mejl för att förstärka budskapet. Och viktigast av allt: visa att det faktiskt leder till action när resultaten kommer in."

Frida håller med och fyller i med ett viktigt perspektiv:

"Pulsmätningarna får inte bli en parallell process, de måste hänga ihop med resten. Det som kommer upp i resultaten ska vidare in i verksamhetsplanering, målsamtal och dialoger. För att det verkligen ska ge effekt måste det integreras i det vardagliga arbetet."