Har ni ett modernt HR-system, men fortfarande Excel-filer, dubbelregistrering och information som måste flyttas mellan systemen för hand? Då finns det mer effekt att hämta. I ett gemensamt webinar med Exsitec, som både är kund till Hailey och hjälper våra kunder att bygga integrationer, diskuterade vi hur HR och IT kan skapa ett mer sammanhängande systemlandskap. Här sammanfattar vi de viktigaste insikterna från samtalet med Jenny Clark från Hailey HR och Isak Hofvenstam från Exsitec.
Systemlandskapet är en HR-fråga
HR förväntas vara en strategisk partner till verksamheten. Då behöver man också förstå hur HR-systemet hänger ihop med organisationens övriga system och vilka data som behöver röra sig mellan dem.
Jenny Clark, Enterprise Sales Manager hos oss på Hailey HR, menar att HR i dag inte kan vara en strategisk partner utan att också ha med IT-perspektivet och se till den större kontexten i organisationen. Det handlar bland annat om att effektivisera och automatisera processer, stötta cheferna, säkerställa compliance och skapa ett tydligare affärsvärde i de satsningar som görs.
När systemen inte hänger ihop blir konsekvenserna snabbt konkreta: samma information behöver registreras på flera ställen, medarbetare lägger tid på att leta efter information och risken för fel ökar. Därför är systemlandskapet inte bara en teknisk fråga. Det påverkar hur effektivt HR kan jobba och vilket värde HR-systemet faktiskt kan skapa.
Integrationsfrågan är relevant för företag i alla storlekar, men utmaningarna blir särskilt tydliga i större organisationer. Där kan systemlandskapet bestå av många äldre lösningar som inte är integrerade med varandra.
Manuella flöden skapar onödiga risker
När en medarbetare börjar eller slutar behöver information uppdateras i flera olika system. Samtidigt ska rätt behörigheter läggas till eller tas bort.
Isak Hofvenstam jobbar som affärsutvecklare på Exsitec. Han beskriver ett vanligt scenario där en eller två personer i organisationen behöver ha full koll på vilken information som ska föras mellan HR-systemet, lönesystemet och andra system. När någon slutar ska personuppgifter gallras, och när någon börjar behövs uppgifter på flera ställen för att till exempel lönen ska kunna betalas ut.
”Det är väldigt mycket information som behövs på flera olika ställen och system”, säger Isak Hofvenstam.
Om systemen inte är sammankopplade bygger processen på att någon kommer ihåg att uppdatera informationen på varje ställe. Det tar tid, skapar personberoenden och ökar risken för att något missas.
HR-systemet är grunden som håller ihop allt
För att få systemlandskapet att fungera behöver HR-systemet vara den centrala källan till medarbetar- och organisationsdata. Då räcker det att uppdatera informationen där när en medarbetare börjar, byter roll eller slutar. Med rätt integrationer förs ändringarna automatiskt vidare till övriga system.
Det är särskilt viktigt i organisationer som använder flera specialiserade system. HR-systemet fungerar som den gemensamma grunden, medan andra system hanterar exempelvis lön, schemaläggning, resor och utlägg eller kompetensutveckling.
Informationsflödet bör gå åt båda hållen. Om en medarbetare genomför en utbildning i en separat lärplattform kan uppgiften föras tillbaka till HR-systemet automatiskt. På så sätt får HR, chefen och medarbetaren en samlad bild.
Ta in IT-avdelningen tidigare
Oavsett om ni vill utveckla ert befintliga systemlandskap eller står inför att välja ett nytt HR-system behöver ni börja med att förstå nuläget. Vilka system använder ni, hur hänger de ihop och var finns de största problemen? Det ger ett bättre underlag för att avgöra om ni ska bygga vidare på det ni har eller göra en större förändring.
Om ni planerar att köpa in eller byta HR-system är det särskilt viktigt att involvera IT-avdelningen tidigt i processen. Integrationsfrågan hamnar annars lätt långt ner på listan, vilket kan göra det svårare att få ihop systemlandskapet längre fram.
Genom att involvera IT tidigt kan HR bland annat få hjälp att:
- förstå vilka system och dataflöden som påverkas
- identifiera tekniska och säkerhetsmässiga risker
- bedöma vilka integrationer som är möjliga
- skapa bättre underlag för prioriteringar och budget
Det betyder inte att allt måste integreras från dag ett. Isak Hofvenstam betonar att det kan vara helt rimligt att vänta med vissa integrationer. Det viktiga är att det är ett medvetet val och att man har en plan för hur systemlandskapet ska utvecklas.
För HR handlar samarbetet med IT om att kunna beskriva behoven: Vilka processer vill vi förbättra? Vilka data behöver finnas var? Och var skapar dagens arbetssätt mest friktion?
6 steg till ett smartare systemlandskap
Ni behöver inte ha alla tekniska svar från början. Börja med att kartlägga nuläget och identifiera var det finns störst förbättringspotential.
1. Kartlägg era system och dataflöden
Börja med att skapa en bild av hur information rör sig genom organisationen:
- Vilka system hanterar medarbetardata?
- Vilka data finns i respektive system?
- Vilken information behöver föras mellan systemen?
- Var registreras samma information flera gånger?
- Vilka personer eller funktioner är beroende av informationen?
HR kan göra en första kartläggning, men ta hjälp av IT- och ekonomiavdelningen för att få hela bilden.
2. Hitta de manuella momenten
Titta sedan på vad som händer mellan systemen. Var behöver någon exportera en fil, kopiera information, registrera samma uppgift igen eller komma ihåg att uppdatera ett annat system?
Försök också uppskatta hur mycket tid arbetet tar. Ett manuellt moment som bara tar några minuter kan sluka mycket tid om det upprepas ofta eller för flera medarbetare.
3. Bedöm risk och konsekvens
Allt manuellt arbete är inte lika viktigt att automatisera. Fråga därför också vad som händer om något blir fel. Isak Hofvenstam lyfter två perspektiv som är särskilt användbara när ni prioriterar:
Risk och konsekvens: Hur stor är risken att något blir fel och vad skulle felet innebära?
Tid och manuellt arbete: Hur mycket tid lägger organisationen på att hålla informationen uppdaterad mellan systemen?
En process som både kräver mycket manuellt arbete och får stora konsekvenser om något missas är en naturlig kandidat att prioritera.
4. Identifiera vilka system som behöver prata med varandra
När nuläget är kartlagt blir det lättare att avgöra var integrationer faktiskt kan skapa värde. Vanliga områden att titta närmare på är:
- Lön: så att grundläggande medarbetardata inte behöver registreras på nytt.
- Tid och schema: när flera system behöver samma medarbetar- och organisationsdata.
- Resor och utlägg: exempelvis för personuppgifter och attestflöden.
- Utbildning: så att rätt medarbetare får rätt utbildning och genomförda aktiviteter kan följas upp.
- Behörighet och licenser: så att tillgång till system kan följa medarbetarens roll och anställning.
Vilken integration som ska komma först beror på er organisation. Utgå från era behov, risker och tidstjuvar snarare än från vilka integrationer som råkar finnas tillgängliga.
5. Ta reda på vad integrationen faktiskt gör
När ni utvärderar ett nytt HR-system är det viktigt att undersöka vilka standardintegrationer som finns och vad de faktiskt gör. Att en integration finns betyder inte automatiskt att den löser era behov.
Ta reda på:
- vilka data som överförs
- hur ofta informationen uppdateras
- vilka fält som ingår
- om flödet fungerar för era processer och behov
En standardintegration kan vara fullt tillräcklig och ett bra sätt att komma igång. I andra fall kan det behövas en mer anpassad lösning. Det går också att kombinera standardintegrationer med skräddarsydda flöden.
Jenny Clark ger ett konkret exempel: en integration som bara för över för- och efternamn gör begränsad nytta om organisationen också behöver information om exempelvis chef, organisationsförändringar och datum.
6. Se över systemlandskapet löpande
Ett HR-system blir aldrig riktigt ”klart”. Organisationen förändras, nya behov uppstår och system som fungerade bra för några år sedan kanske behöver användas på ett annat sätt i dag.
Därför behöver systemlandskapet följas upp löpande. Fråga till exempel:
- Har våra processer eller behov förändrats?
- Finns det nya manuella moment eller tidstjuvar?
- Använder vi systemen på det sätt vi tänkt?
- Finns det data som fortfarande behöver hanteras på flera ställen?
- Har nya integrationsbehov uppstått?
Jenny Clark lyfter att HR får ut den verkliga effekten av investeringen först när systemet fungerar i vardagen och faktiskt används av organisationen. Målet är alltså inte att bygga ett ”färdigt” systemlandskap, utan ett som fortsätter utvecklas tillsammans med organisationen.
Bra data lägger också grunden för AI
Det finns ytterligare en anledning att få ordning på systemlandskapet: AI. Isak Hofvenstam pekar på tydlig masterdata och system som kan kommunicera med varandra som en viktig grund för AI-drivet arbete.
Men mer AI gör inte automatiskt ett rörigt systemlandskap bättre. Först behöver organisationen ha koll på var data finns, vem som har tillgång till dem och hur de hanteras.
För HR innebär det att frågor om datasäkerhet, compliance, behörigheter och gallring blir ännu viktigare. Ett genomtänkt systemlandskap gör det inte bara enklare att automatisera det ni gör i dag. Det ger också bättre förutsättningar att använda nya tekniska möjligheter framöver.
Bygga vidare eller börja om med ett nytt HR-system?
Att få bättre effekt av sitt HR-system behöver alltså inte alltid innebära att byta system. Ibland räcker det att koppla ihop de lösningar som redan finns och förbättra informationsflödena. I andra fall kan ett nytt HR-system vara utgångspunkten för att bygga ett mer sammanhängande systemlandskap från grunden. Det viktiga är att utgå från organisationens behov och skapa en lösning som fungerar även när verksamheten utvecklas.
